Informazioni organizzative per gli espositori

1. Informazioni di contatto, scadenze per il montaggio e lo smontaggio, e orari di apertura della fiera.
2. Informazioni tecniche importanti di PTAK WARSAW EXPO (PWE): elettricità, acqua e connessioni Internet, carico ammissibile sull'area espositiva, peso massimo degli elementi sospesi, altezza massima della struttura.
3. Procedure per l'approvazione degli stand, delle superfici e le norme di sicurezza presso i locali del PWE.
4. Informazioni sullo scarico, i pacchi dei corrieri e il trasporto merci presso il PWE.
5. Documenti da scaricare PL.

1. Informazioni di contatto, scadenze per il montaggio e lo smontaggio e orari di apertura della fiera. 

Tutti i dettagli saranno disponibili a breve

2. Informazioni tecniche importanti per PTAK WARSAW EXPO (PWE): alimentazione, acqua, connessioni Internet, carico ammissibile sull'area espositiva, peso massimo degli elementi sospesi, altezza massima delle strutture.

Connessioni elettriche:

L'espositore è obbligato a ordinare la potenza appropriata per le connessioni elettriche necessarie a fornire tutti i dispositivi elettrici utilizzati allo stand.
La potenza totale dei dispositivi e dell'illuminazione dello stand costituirà la base per garantire l'alimentazione adeguata.

Connessioni idriche:

L'espositore è obbligato a ordinare connessioni idriche corrispondenti al numero di macchine e dispositivi collegati allo stand. Collegare più di un dispositivo o un lavello a una singola connessione idrica è vietato (si applica sia all'afflusso che al deflusso). Non è consentito l'utilizzo di punti di distribuzione e diramazioni per più dispositivi.

Descrizione delle connessioni nei locali del PWE: 

Connessioni elettriche:

• vengono fornite entro le gamme di potenza specificate (in kWh) come determinato nel modulo d'ordine dell'Organizzatore,
• la potenza trifase viene fornita a partire da 9 kW,
• Gli espositori che ordinano elettricità trifase sono pregati di specificare il tipo di presa (16 A, 32 A, 63 A) e il consumo energetico della macchina/dispositivo collegato allo stand. L'espositore/subappaltatore responsabile della costruzione è obbligato a determinare accuratamente la posizione di ogni punto di connessione nel progetto.

Connessioni idriche:

• entrata – diametro tubo 0,5 pollici, terminato con una valvola,
• scarico del lavello – tubo da 1 pollice,
• scarico dispositivo/macchina – tubo in PVC, diametro 2 pollici.

Connessione Internet:  connessione cablata o Wi-Fi (a seconda delle esigenze dell'Espositore).
Una connessione Internet è assegnata a un solo computer.

CARICO MASSIMO del 1 m2 DI AREA ESPOSITIVA: 2,5 T/m2 E CANALI MEDIA: 500 kg.

PESO MASSIMO AMMISSIBILE DEGLI ELEMENTI SOSPESI: 50 kg/1 punto *

* Tutti i tipi di sospensioni sono sempre coordinati con il consulente tecnico. Il fissaggio dell'elemento del cliente al soffitto della Sala è possibile solo dopo aver inviato la documentazione richiesta (dichiarazione relativa al montaggio degli elementi, base dello stand con progetto e punti di sospensione segnati, documenti attestanti la costruzione Trilock/Quadrolock o qualsiasi altro progetto proprietario a cui saranno fissati gli elementi - non oltre 40 giorni prima dell'inizio dell'evento e dopo aver ottenuto il consenso dell'Organizzatore).

ALTEZZA MASSIMA DELLA COSTRUZIONE DELLO STAND INDIVIDUALE: secondo il piano tecnico dello stand ricevuto dall'Organizzatore.

3. Informazioni relative alle procedure per la consegna degli stand, l'assegnazione degli spazi e le normative di sicurezza presso i locali del PWE.

Il luogo di ritiro dello stand è il Punto Servizio Tecnico Espositori situato nei locali del PWE.

Ordini aggiuntivi o modifiche agli stand costruiti saranno eseguiti, se possibile, il giorno della consegna dello stand.

La disposizione degli stand da parte degli Espositori avviene il giorno del ritiro dello stand.

Secondo il regolamento fieristico, per la decorazione dello stand sono ammessi solo materiali non infiammabili o materiali trattati con agenti ignifughi a un grado di difficoltà di infiammabilità.

I materiali impregnati ignifughi devono essere accompagnati da una certificazione di resistenza al fuoco valida.

L'espositore è tenuto a presentare certificati aggiornati che confermino il livello di resistenza al fuoco e la non infiammabilità dei materiali utilizzati presso il Punto Servizio Tecnico Espositori.

All'interno dell'area PWE è vietato fumare, introdurre e utilizzare bombole di gas, inclusi i modelli da campeggio.

Le decorazioni utilizzate nello stand non possono danneggiare le pareti e il pavimento del PWE, quindi è vietato appoggiare elementi metallici, in vetro o mobili alle pareti senza protezione adeguata.

Gli Espositori che decorano personalmente il proprio stand non possono martellare, avvitare chiodi, viti o perni nelle pareti.

In caso di danni ai componenti della struttura dello stand, l'Espositore sarà responsabile dei costi di sostituzione o riparazione del componente danneggiato.

Lasciare oggetti dell'espositore nello stand:

Secondo il regolamento fieristico, è vietato rimuovere gli esposizioni e smontare lo stand prima della fine della fiera.

Lo smontaggio degli elementi dello stand avviene durante le ore indicate dall'Organizzatore. Gli Espositori sono tenuti a rimuovere tutte le decorazioni utilizzate nello stand (esposizioni, pannelli pubblicitari, striscioni, poster insieme a nastro biadesivo, pellicola colorata sui moduli di costruzione) e a ripristinare lo spazio espositivo occupato alle condizioni del giorno in cui l'Organizzatore lo ha consegnato.

ATTENZIONE!!! 

In caso di danni ai moduli dello stand o di abbandono di elementi decorativi (grafica) sullo stand, l'Espositore sarà responsabile dei costi di ristrutturazione o pulizia dei moduli dello stand.

L'organizzatore non è responsabile per eventuali danni o perdite di proprietà dell'Espositore non rimosse dai locali della Fiera dall'Espositore entro il termine specificato. 
Nell'area PWE è vietato l'uso di fuoco aperto, macchinari come smerigliatrici o saldatrici, così come utensili polverosi senza aspiratore.

Il luogo di ritiro della superficie insieme alle connessioni ordinate è il Punto Servizio Tecnico Espositori situato presso i locali del PWE.

L'accettazione della superficie insieme alle connessioni delle utenze per la costruzione dello stand avviene il giorno dell'inizio del montaggio, basandosi sul Protocollo di Accettazione dello spazio espositivo.

La persona che ritira l'area, se non è un Espositore (ad esempio un appaltatore dello stand), deve avere l'autorizzazione originale dell'Espositore firmata e timbrata dall'Espositore. All'arrivo per il montaggio e per l'esposizione, si prega di recarsi all'Ufficio Espositori per ritirare i distintivi e ricevere lo stand. Durante il montaggio, vengono rilasciati adesivi "SETUP" e durante la fiera un distintivo "ESPOSITORE". I DISTINTIVI VENGONO RILASCIATI SOLO PRESSO L'UFFICIO ESPOSITORI. Ogni persona che prepara e gestisce lo stand è tenuta a indossare il distintivo (in posizione ben visibile) per tutto il periodo di montaggio e di esposizione. I distintivi "ESPOSITORE" saranno rilasciati non prima del giorno precedente l'apertura dell'esposizione. Per facilitare l'emissione efficiente dei distintivi, si consiglia di compilare le informazioni nel generatore.

I distintivi tecnici sono validi solo durante il montaggio e lo smontaggio e non autorizzano l'accesso ai locali della fiera durante l'evento.

: Gli stand, le loro attrezzature e decorazioni devono essere realizzati esclusivamente con materiali non infiammabili o protetti con sostanze ritardanti di fiamma di grado appropriato. L'espositore è obbligato a presentare all'Organizzatore il certificato pertinente che attesti la classificazione di infiammabilità dei materiali.

La scansione o la fotocopia dei certificati deve essere inviata all'Organizzatore insieme al progetto architettonico dello stand 40 giorni prima dell'inizio della Fiera.

Il contraente responsabile della costruzione dello stand è obbligato a rimuovere tutti i rifiuti e gli elementi residui dalla costruzione dallo stand e dai percorsi di comunicazione.
Il contraente responsabile dell'installazione è obbligato a rifinire o rivestire, in modo esteticamente gradevole e di colore bianco, ogni parete adiacente allo stand vicino e più alta di 2,4 m. Il rivestimento deve essere realizzato con materiali non trasparenti.

L'espositore si assume la piena responsabilità per eventuali perdite o danni derivanti dall'uso improprio dello spazio espositivo, nonché dei locali e delle attrezzature del Centro Espositivo e Congressuale da parte dei propri dipendenti o della società responsabile della costruzione dello stand dell'espositore.
I dipendenti che eseguono installazioni elettriche devono essere in possesso di certificati SEP validi per l'utilizzo di dispositivi elettrici.

L'espositore che realizza lo stand autonomamente o tramite una società esterna assunta è obbligato a:

• fornire il nome e l'indirizzo della società che esegue la costruzione dello stand,
• autorizzare l'appaltatore dello stand a prendere formalmente in consegna lo spazio espositivo per la costruzione dello stand fieristico,
• presentare il progetto architettonico, elettrico e idraulico dello stand per l'approvazione dell'Organizzatore 40 giorni prima dell'inizio della fiera,
• ottenere l'approvazione per l'installazione dei sistemi tecnici menzionati,
• presentare l'autorizzazione e una dichiarazione del contraente, insieme ai certificati che confermano che i materiali utilizzati per la costruzione dello stand non sono infiammabili,
• presentare la documentazione completa relativa alle strutture sospese.

Smontaggio degli stand fieristici costruiti autonomamente

Secondo il regolamento fieristico, è vietato rimuovere gli esposizioni e smontare lo stand prima della fine della Fiera.

Lo smontaggio degli elementi dello stand avviene durante le ore indicate dall'Organizzatore. Gli Espositori sono tenuti a rimuovere tutte le decorazioni utilizzate nello stand (esposizioni, pannelli pubblicitari, striscioni, poster insieme a nastro biadesivo, pellicola colorata sui moduli di costruzione) e a ripristinare lo spazio espositivo occupato alle condizioni in cui si trovava il giorno in cui l'Organizzatore lo ha consegnato.

Lo smontaggio dello stand deve essere completato non più tardi della fine del termine specificato dall'Organizzatore. Il mancato rispetto delle scadenze comporterà costi aggiuntivi per l'Espositore. Dopo lo smontaggio, lo spazio espositivo deve essere consegnato all'Organizzatore in condizioni non danneggiate, corrispondenti alle condizioni dello spazio prima del montaggio dello stand. Tutti gli elementi utilizzati per la costruzione dello stand, moquette e nastro adesivo devono essere rimossi dallo spazio. L'Espositore è responsabile di eventuali danni derivanti da smontaggio effettuato in modo improprio. L'Organizzatore non si assume alcuna responsabilità per la distruzione o perdita della proprietà dell'Espositore non rimossa dalla Fiera entro il termine specificato. Le squadre che entrano per lo smontaggio devono avere distintivi "tecnici" (disponibili per il ritiro presso il Punto Servizio Tecnico Espositori, nei locali della Fiera). L'ingresso di veicoli di consegna e veicoli pesanti per lo smontaggio è possibile solo dall'ora di conclusione della Fiera.

4. Informazioni sullo scarico, le spedizioni dei corrieri e il trasporto merci al PWE.

Scarico e trasporto dei materiali nei locali del PWE. GLI ESPOSITORI CHE UTILIZZANO SOCIETÀ DI CORRIERE SONO TENUTI A RICEVERE PERSONALMENTE I PACCHI SPEDITI.

La consegna di merci e prodotti per la fiera durante la Fiera deve essere completata almeno 30 minuti prima dell'apertura della Fiera, e nei giorni successivi avviene durante le ore di allestimento dello stand.

L'organizzatore non si assume la responsabilità per i pacchi inviati agli espositori, pertanto non verrà accettata alcuna spedizione dalla compagnia di corriere presso il Punto Servizio Tecnico Espositori.

I diritti esclusivi per i servizi di trasporto (incluso il movimento all'interno dei padiglioni fieristici di muletti e altri veicoli di trasporto) sono detenuti dalla seguente società:

NETLOG POLSKA Sp. z o.o.

Rafał Skrobutan
Coordinatore
tel. +48 22 256 70 55
mobile: +48 668 890 274
e-mail: rafal.skrobutan@netlog.org.pl
www.netlog.org.pl

Il Vettore Ufficiale della Fiera svolge, in esclusiva, servizi di carico e scarico nei locali del PWE (Polish Exhibition and Congress Center) utilizzando dispositivi meccanici come muletti e gru. In relazione a ciò, è in vigore il divieto di introdurre dispositivi meccanici per lo scarico, come gru e muletti meccanici, nei locali da parte degli Espositori e di terzi presso il PWE (Area Fieristica), senza il consenso dell'Organizzatore o del Vettore Ufficiale della Fiera.

Il Vettore fornisce i servizi tramite:

• organizzazione del trasporto fieristico, servizi pwe completi,
• scarico e carico delle merci fieristiche in conformità alle istruzioni del mittente,
• assistenza di personale qualificato nello scarico/imballaggio delle esposizioni allo stand,
• immagazzinamento professionale degli imballaggi vuoti, delle esposizioni e dei materiali di costruzione dello stand,
• noleggio di muletti e piattaforme di trasporto,

5. Documenti da scaricare PL.

• Dichiarazione dell'appaltatore per l'allestimento dello stand (allestimento individuale)
• Autorizzazione per l'appaltatore dell'allestimento dello stand (allestimento individuale)
• Dichiarazione relativa al sospensione degli elementi sullo stand
• Protocollo di accettazione dello spazio espositivo
• Accreditamento per la società esterna che allestisce